PERSONVERNERKLÆRING

Vansjø Boligbyggelag er en medlemsorganisasjon eiet av medlemmene. Hovedformålet vårt er å skaffe boliger til andelseierne gjennom borettslag eller på annen måte å forvalte boliger for andelseierne. Vansjø Boligbyggelag har et forvaltningssystem/program – «Hårfagre» som inneholder medlemsregister og et personregister for personer som bor i boligselskapene som VBBL forvalter. I tillegg har VBBL et meglersystem som inneholder personopplysninger om alle kjøpere, selgere og interessenter til boliger som VBBL formidler. VBBL administrerer også et fordelsprogram for medlemmene.

Den viktigste medlemsfordelen er muligheten til å benytte seg av forkjøpsrett dersom man ønsker å kjøpe en bolig i et tilknyttet borettslag som Vansjø Boligbyggelag forvalter. Vi har ca. 5.400 slike boliger. Forkjøpsretten er basert på ansiennitet som oppbygges fra og med innmeldingsdato. Dette innebærer behov for et medlemsregister og behov for sikkerhet og kontroll knyttet til registrering og behandling av personopplysninger om medlemmene i dette registeret.

Vansjø Boligbyggelag forvalter boligselskaper med krav til medlemskap og boligselskaper hvor det ikke er krav til medlemskap. Vansjø BBL har behov for å registrere personopplysninger om alle personer som eier og bor i de boligselskaper som vi forvalter. Dette fordi at VBBL skal oppfylle vår forretningsføreravtale med boligselskapene, og hvor en av våre oppgaver er å innkreve felleskostnader for alle leiligheter i de samme boligselskaper. Dette innebærer et behov for et personregister med samme krav til sikkerhet og kontroll knyttet til registrering og behandling av personopplysninger i personregisteret, som for medlemsregisteret.

Vansjø Boligbyggelag har egen eiendomsmeglervirksomhet (GARANTI avd. Moss). Vansjø BBL har behov for å registrere personopplysninger om alle personer som kjøper, selger eller gir bud på leiligheter/eiendommer som formidles gjennom oss. Dette for å ivareta Lov om Eiendomsmegling med forskrifter. Personopplysningene registreres i vårt meglersystem, Det stilles samme krav til sikkerhet og kontroll knyttet til registrering og behandling av personopplysninger i meglersystemet, som for medlemsregisteret.

Når du bli medlem i Vansjø Boligbyggelag, oppgir du personopplysninger som registreres i vårt medlemsregister. Dersom du flytter inn i en av boligene som Vansjø Boligbyggelag forvalter, registreres du i vårt personregister tilknyttet boligselskapene. Kjøper, selger eller gir du bud på en av boligene som selges via oss, registreres du i vårt meglersystem. Disse opplysningen skal behandles i samsvar med personopplysningsloven, og Vansjø BBL’s personvernerklæring skal gi deg trygghet for at dette skjer på en forsvarlig måte.

For visse formål vil Vansjø Boligbyggelag imidlertid basere behandlingen på en frivillig, uttrykkelig og informert samtykke fra deg. Dette gjelder kun i tilfeller hvor slik behandling klart faller utenfor de regler som omfatter deg som medlem eller boende i en av boligselskapene under forvaltning. Samtykket som er nødvendig for en slik behandling, gir du ved å krysse av for «samtykke gis» i forbindelse med den tjenesten/medlemstilbudet som Vansjø Boligbyggelag tilbyr deg.

Ditt personvern er viktig for Vansjø Boligbyggelag og vi er opptatt av å verne om personopplysningenes integritet, tilgjengelighet og konfidensialitet. All behandling av personopplysninger i Vansjø Boligbyggelag skal følge det til enhver tid gjeldende personvernregelverket, herunder GDPR og personopplysningsloven. 

Denne personvernerklæringen gir utfyllende opplysninger om hvilke personopplysninger som samles inn, hvordan opplysningene samles inn og hvilke rettigheter du har dersom personopplysninger om deg er registrert hos oss.

Vår behandling av personopplysninger

Vansjø Boligbyggelag behandler personopplysninger til følgende hovedformål:

 

  1. Behandling av personopplysninger i forbindelse med medlemskap i Vansjø Boligbyggelag.
  2. Behandling av personalopplysninger i forbindelse med forvaltning av borettslag og sameier i Vansjø Boligbyggelag.
  3. Behandling av personopplysninger for å markedsføre selskapets tjenester
  4. Behandling av personopplysninger for å oppfylle avtaler med kunder om å selge boligen deres
  5. Behandling av personopplysninger for å markedsføre boliger
  6. Behandling av personopplysninger som ledd i eiendomsmeglingsforetakets kontrolltiltak
  7.  

Behandlingsansvarlig

Daglig leder i Vansjø Boligbyggelag er hovedansvarlig for behandlingen av personopplysningene som utføres av Vansjø Boligbyggelag. Den daglige behandlingen og forvaltningen av medlemsregisteret, personregisteret, samt medlemsfordelsprogrammet, er delegert til VBBL’s ansatte.

 

Kontaktinformasjon til Vansjø Boligbyggelag er:

Adresse: Varnaveien 34, 1523 Moss.

E.post: firmapost@vbbl.no

Telefon: 95266200

Organisasjonsnummer: 995 981 378

 

Denne erklæringen gjelder også våre datterselskaper:

Behandlingen av personopplysningene innebærer blant annet utsendelse av medlemskort, forvaltning av medlemsrettigheter knyttet til forkjøpsrett og ansiennitet, innkreving av felleskostnader, utarbeiding av kjøpekontrakter og skjøte ved salg av bolig, utsendelse av vårt medlemsblad «Boligposten» og eventuelle nyhetsbrev, informasjon om VBBL’s produkter, tjenester og medlemsfordeler som VBBL og VBBL’s samarbeidspartnere tilbyr gjennom medlemsfordelsprogrammet.

 

I forbindelse med informasjon og markedsføring av produkter og tjenester fra VBBL’s samarbeidspartnere foregår all utlevering og behandling av personopplysninger i tråd med lovgivningen og til de formålene som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Rammene for utlevering til og behandling av personopplysninger av tredjeparter fastsettes av VBBL. Det er ønskelig at du skal få tilgang til alle tilbud som inngår i medlemsfordelsprogrammet, og i de forbindelse kan det være hensiktsmessig at tredjeparter bistår VBBL med dette.

 

Vi benytter oss også av sosiale medier til å informere medlemmer og andre om våre produkter, tjenester og medlemsfordeler. Vi har en Facebook-side hvor VBBL er felles behandlingsansvarlig for deler av behandlingen av personopplysninger sammen med Facebook. Vi samler ikke inn personopplysninger på disse sidene, med ved å besøke sidene vil det kunne samles inn og behandles andre opplysninger om besøkende på Facebook-siden, både for de som er registrert på Facebook og andre. For mer informasjon om hva som samles inn og behandles av personopplysninger på Facebook  se personvernerklæring for Facebook.

 

Vi sender ut informasjon og markedsfører våre produkter, tjenester og medlemsfordeler i e-post og pr. SMS til de som har samtykket til dette etter markedsføringsloven §12. Du kan melde deg av mottak av slik kommunikasjon ved å trekke ditt samtykke eller å reservere deg mot markedsføring via telefon eller uadressert post fra VBBL i Reservasjonsregisteret.

Som medlem vil du motta informasjon og markedsføring fra oss om dine medlemsfordeler som medlem i VBBL. Du kan melde deg av eller du kan reservere deg mot å motta informasjon ved å kontakte kundesenteret i VBBL på firmapost@vbbl.no . Reserverer du deg, mottar du ikke direkte informasjon om dine medlemsfordeler.

 

Opplysninger om medlemmer i VBBL

 

Når du blir medlem i VBBL registreres følgende opplysninger om deg i medlemsregisteret:

Navn, personnummer, adresse, telefonnummer, e-postadresse, dato for innmelding og dato for innbetaling av andelinnskudd og medlemskontingent. Disse opplysningene er nødvendig for at VBBL skal kunne administrere medlemskapet ditt. Medlemsnummeret ditt tildeles og registreres av VBBL. Ved behov vil VBBL også kunne innhente og registrere personopplysninger fra andre kilder, f.eks. opplysninger fra folkeregisteret og opplysninger fra samarbeidspartnere i fordelsprogrammet for medlemmer.

Andre opplysninger kan du frivillig registrere på MIN SIDE på http://www.fordelskortet.no

Det kan være informasjon om dine interesser og måten du ønsker at VBBL skal kontakte deg på.

 

 

 

Dersom du bruker skjemaer på våre nettsider kan du bli bedt om å sende oss informasjon, legge ved dokumenter, eventuelle beskjeder og din signatur. Målet med å ha integrerte skjemaer er å kunne yte best mulig service, samt å besvare raskt på din henvendelse. Ingen av opplysningene du gir fra deg blir gitt eller solgt videre til tredjeparter med mindre dette står tydelig beskrevet i skjemaet.

 

I skjemaene blir du bedt om å fylle inn alle felt som er nødvendig for å behandle henvendelsen din. Det er likevel frivillig å oppgi opplysningene i de integrerte skjemaene på våre nettsider.

Ønsker du ikke å oppgi den nødvendige informasjonen på nettsidene, kan de sende e-mail eller ringe direkte til VBBL. Du kan også møte opp på vårt kontor, eller sende oss brev.

 

Medlemsopplysningene behandles på grunnlag av avtalen vi har med deg som medlem. Dersom det behandles personopplysninger ut over det som kreves av medlemsavtalen, vil det behandles etter en interesseavveining for å sikre at dine rettigheter er ivaretatt, eller etter samtykke.

 

I tillegg til ovennevnte kan det hende at VBBL gjennomfører kundetilfredsundersøkelser, hvor vi ber medlemmene besvare spørsmål knyttet til våre tjenester og andre forhold ved medlemskapet. Disse opplysningene danner grunnlag for rapporter og statistikk som ikke inneholder personopplysninger, og de enkelte besvarelser som kan inneholde personopplysninger slettes.

 

 

Opplysninger om beboere i boligselskaper forvaltet av VBBL

 

VBBL behandler personopplysninger om alle beboere i forvaltede boligselskaper. Følgende opplysninger blir registrert: Navn, personnummer, adresse, telefonnummer, e-postadresse, størrelse på felleskostnader som du betaler til boligselskapet og din betalingshistorikk i boligselskapet. Disse opplysningene er nødvendig for at VBBL skal kunne oppfylle vår forretningsførerkontrakt med boligselskapet.

 

Opplysninger om personer som selger eller kjøper bolig gjennom VBBL, og opplysninger om budgivere og interessenter til boliger som selges gjennom VBBL.

 

Dersom du er selger, kjøper eller budgiver til en bolig blir følgende personopplysninger registrert:

Navn, personnummer, adresse, telefonnummer, e-postadresse, dato for budgivning, dato for akseptert bud. Dersom du er interessent til bolig vil tilsvarende personopplysninger bli registrert etter samtykke. Disse opplysningene er nødvendig for at VBBL skal kunne følge Lov om Eiendomsmegling med forskrifter.

 

Rekruttering

 

Ved rekruttering til nye stillinger i VBBL, vil CV, søknad, attester, referanser og alle annen informasjon som vi mottar eller innhenter i ansettelsesprosessen bli behandlet av oss på grunnlag av en interesseavveining. VBBL sletter alle personopplysninger og informasjon vi har mottatt og innhentet etter gjennomført rekruttering for de personer som ikke ansettes.

 

 

 

 

Informasjonskapsler/cookies

 

For å få informasjon om bruk av våre nettsider benytter vi informasjonskapsler (cookies). En informasjonskapsel er en tekstfil som ved besøk på eller interaksjon med en nettside lagres på din datamaskin.

VBBL benytter informasjonskapslene til å generere statistikk, og de kan benyttes i forbindelse med markedsføring av tilbud og medlemsfordeler gjennom fordelsprogrammet. Informasjonskapslene registrerer bruken av hjemmesidene til VBBL og gir blant annet grunnlag for forbedring av disse.

 

Ved bruk av nettsidene til VBBL registreres i noen tilfeller din IP-adresse ( som er en identifikasjon av din datamaskin), samt din innloggede/ikke-innloggede status på Min Side, din web-adferd ( for eksempel hvilke sider du besøker, når du besøker dem og eventuell produkter som bestilles), omtrentlig lokasjon, teknisk informasjon om din nettleser og operativsystem og hvilken nettside du kom fra.

Din bruk av hjemmesiden til VBBL kan ikke spores tilbake til deg som enkeltperson.

 

Vi behandler personopplysninger på grunnlag av en interesseavveining.

VBBL har vurdert det slik at det er nødvendig for oss å gjøre dette for å tilpasse nettsiden til våre brukere av denne. Vi ivaretar imidlertid personvernet ditt ved at vi kun bruker opplysningen til statistikk. I denne statistikken er det ikke mulig å identifisere deg som enkeltperson. Videre sletter vi regelmessig personopplysninger som samles inn via nettsiden vår.

 

Hvordan kan du unngå cookies ?

 

Du kan blokkere cookies og samtidig få tilgang til mesteparten av innholdet, men vær kalr over at det vil kunne føre til at noe av funksjonaliteten på nettsidene ikke virker. For å reservere deg mot bruk av informasjonskapsler/cookies må du endre sikkerhetsinstillingene i nettlederen din. Hvordan du håndterer cookies i de vanligste nettleserne kan du les mer om her:

 

Hva slags cookies benytter vi ?

 

Førsteparts cookies kommer fra det nettstedet du besøker og kan kun leses av dette nettstedet. De er ofte brukt for funksjonaliteten til nettsidene. Som standard blir førsteparts informasjonskapsler tillatt i alle nettlesere. Hvis du deaktiverer førsteparts cookies, kan ikke nettstedet holdeoversikt over aktiviteten din når du navigerer fra side til side.

 

Vi bruker også tredjeparts cookies. Disse settes av tredjepart og er gjerne annonser på webstedet du besøker.

 

Tredjepart

 

Innholdet på hjemmesiden vår inkluderer i noen tilfeller tredjeparts funksjoner eller tjenester, apper og linker fra andre leverandører og nettsteder der personvernpraksisen kan avvike fra vår.

Hvis du sender personopplysninger til noen av disse nettstedene, er opplysningene de samler inn underlagt deres retningslinjer for personvern. Vi oppfordrer deg til å les nøye gjennom retningslinjene for personvern for alle nettsteder du besøker før du avgir personopplysninger.

 

 

Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

 

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysninger som vi har registrert om deg hos oss. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Du kan lese mer om innholdet i disse rettigheter på www.datatilsynet.no

For å kunne ta i bruk dine rettigheter må du kontakte oss på firmapost@vbbl.no

VBBL vil svare på din henvendelse så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

 

 

Hvordan oppbevares, sikres og slettes opplysningene ?

 

VBBL lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for de formål personopplysningen ble samlet inn for.

Medlemsopplysninger lagres og oppbevares i medlemsregisteret. Melder du deg ut som medlem eller utelukkes som medlem etter reglene i Lov om Boligbyggelag eller i VBBL’s vedtekter, vil opplysningene om deg bli slettet. Personopplysninger i forbindelse med medlemskapet oppbevares dog inntil 3 år etter at medlemskapet har opphørt.

 

Opplysninger om beboere i forvaltede boligselskap lagres i forvaltningsprogrammet «Hårfagre»

Personopplysninger i forbindelse med forvaltning oppbevares så lenge du er bosatt i leiligheter som forvaltes.

 

Personopplysninger om selger, kjøper og budgiver til bolig vil ikke bli lagret lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen eller lovpålagte plikter vi har. For eksempel pålegger eiendomsmeglingsforskriften oss å oppbevare alle dokumenter som er mottatt eller utarbeidet av foretaket i forbindelse med det enkelte oppdrag i ti år. 

 

Videre vil vi slette personopplysninger om deg som dersom du ber oss om det, med mindre vi har en lovpålagt plikt eller annet rettslig grunnlag til å oppbevare personopplysningene videre.

 

Får andre tilgang til dine personopplysninger?

 

Kun medarbeidere i VBBL har tilgang til medlemsregister, forvaltningssystem med personregister og meglersystem. Tilgangen er regulert med adgangskontroll og/eller passord.

 

VBBL vil kunne dele dine personopplysninger med offentlige myndigheter i den utstrekning det er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser.

 

For å kunne gi deg en bedre brukeropplevelse på nettsiden vår, samt relevant markedsføring i andre kanaler, benytter vi som tidligere nevnt informasjonskapsler (cookies) utstedt av tredjepart.

Eksempler på slike tredjepartsaktører er Google, Facebook og Marketer.

 

Utover dette vil vi ikke dele dine personopplysninger med andre virksomheter med mindre du samtykker til dette.

 

Bruk av databehandlere

 

Vansjø Boligbyggelag inngår databehandleravtale med alle virksomheter som behandler personopplysninger på vegne av oss. Våre databehandlere kan ikke behandle dine personopplysninger på annen måte enn slik som er avtalt med oss og beskrevet i denne personvernerklæringen.

 

Hvor lagres dine personopplysninger?

Personopplysninger som behandles av Vansjø Boligbyggelag lagres på servere i Norge. Vi overfører ikke personopplysninger om våre ansatte til land utenfor EU/EØS.

 

Rettigheter, klager

 

Du har rett til innsyn i og korrigering eller sletting av personopplysninger eller begrensning av behandlingen som gjelder deg selv, eller til å protestere mot behandlingen samt rett til dataportabilitet. Videre kan du til enhver tid trekke tilbake eventuelle samtykker til behandling av dine personopplysninger.

 

Du har også rett til ikke å være gjenstand for en avgjørelse som utelukkende er basert på automatisert behandling som har rettsvirkning for, eller på tilsvarende måte i betydelig grad, påvirker deg.

 

Spørsmål eller anmodninger om innsyn i opplysninger som er registrert om deg kan rettes til firmapost@vbbl.no eller eventuelt pr. post til Vansjø Boligbyggelag, Varnaveien 34, 1523 Moss 

 

Dersom du mener at vi behandler personopplysninger i strid med lovverket kan du rette en klage til Datatilsynet (post@datatilsynet.no).  

 

Endringer:

 

Kunden aksepterer av vansjø Boligbyggelag kan foreta fortløpende endringer i denne personvernerklæringen.